【相互理解と合意形成の技術】第4章 ファシリテーションのスキル2


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第4章 ファシリテーションのスキル2


geralt / Pixabay

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効果的に話し合うために役立つツールや、その効果的な使い方について説明します。また、座席配置や参加者の迎え方など、ファシリテーターとしての心得を反映させるスキルについても学習します。

会議や報告会などさまざまな組織コミュニケーションにおいて、目的に応じた工夫を施すことで飛躍的に成果が上がります。
また座席配置や参加者の迎え方など、ファシリテーターとしての心得を反映させるスキルにもふれていきます。職場における自由闊達な話し合いに慣れていない多くの人々にとって、ファシリテーションにおける小さな工夫が大きなインパクトをもたらすのです。

紙やホワイトボードで視覚化する


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ファシリテーションに臨む基本的な心構えを説明できるようになります。

IT 時代だからこそ、アナログのコミュニケーションがモノを言う
各自がPCを持って仕事をするのが当たり前になっている現在の職場では、会議でも書記役や参加者が、それぞれ自分のPCに記録を打ち込んでいくケースが多いと思います。記録を残すという意味では、これも大切なことです。しかし単に議事録を取るだけではなく、話し合いの最中に、そのプロセスを他者と共有することが大切です。

話し合いのプロセスを他者と共有する
「プロセス」とは、次のような、話し合いの道筋と発見されたことのすべてです。
・出てきた発言の内容
・議論の大まかな流れ
・意見の種類(・・・について賛成、反対等)
・重要なこと、重要でないこと
・思わぬ気づきやヒント

これらが話し合いの最中に共有されないと、主に次のような問題が起きることがあります。あなたの経験にも思いあたることはありますか?

・テーマと今この瞬間に出ている意見とのつながりが不透明になる(結果として話の“脱線”も起きやすくなる)
・先に出た意見などが視覚的に残っていないため、記憶に頼ることになって意見のだぶりが多くなる
・異なる視点の関連付けなど、議論を深めるための思考を促しにくい
・参加者が共に1つのテーマに取り組んでいるという実感を得にくい
・立場や声の大きさなどによって力関係が生まれやすい
etc…

とても身近な2つのツールについて、会議中、話し合いの流れや結論を書き留めるためにどのくらい活用しているか思い返してみましょう。
1.「紙」をどのように活用していますか?
2.「ホワイトボード」をどのように活用していますか?

紙とホワイトボードの活用は奥が深く、組織コミュニケーションを豊かなものにする必須アイテムです。

記録の不便さへの対処
模造紙やホワイトボードの弱点は記録を残し、共有するのに不便なことです。しかしデジカメやスマホなどを使って写真を撮っておけば、内容は残ります。基本的な内容は文書(Word文書などの電子データ)に残し、プロセスがわかる模造紙やホワイトボードの内容などは写真データとして一緒に保存するのがベストでしょう。

・会話の生き生きとしたプロセスを模造紙やホワイトボードの記録で残す
・漏れがないように事務的な記録を文書に残す

両方を共有することで組織コミュニケーションが力強いものになります。
(それらの比重は、話し合いのテーマや重要性に応じて調整しましょう)

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少しの工夫によって、話し合いが生き生きとしたものになります。模造紙を使って自由な話し合いを促進し、まとめの段階でホワイトボードを使うのもよいでしょう。

付せんを使って議論を整理する


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多種多様な付せんを目的に応じて有効活用できるようになります。

付せんというと本や資料のページにはさむ小さなものを思い浮かべる人が多いかもしれません。しかしファシリテーションで使う場合は、通常もっと大きめのサイズの付せんが便利です。付せんには出てきたアイデアをメモして共有します。
ところで大きめのサイズといっても、多くの種類があります。それらを目的に合わせて使い分けることによって、組織コミュニケーションの強い味方になります。

それでは、ファシリテーションに活用する付せんのサイズの目安と、それぞれの使い方のポイントをみていきましょう。
※いずれもサイズを示す数字の単位はmm

1.アイデアを記入する   サイズ:125×75
一人ひとりが自分の意見をまとめたり、挙がってきた意見をカテゴリーごとにまとめて要約する場合、記入スペースの広い大きめのサイズが便利です。

2.議論内容や意見の種別を示す、グループ名を記す   サイズ:75×75
大きめの字で区分けをするときには、正方形のタイプも使いやすいでしょう。

3.アイデアにタイトルをつける  サイズ:75×50、75×25
大きい付せんにアイデアのタイトルを書いて、重ねて貼ります。

ここに挙げたのは使い方の一例です。場所や人数などに合わせて、さまざまなサイズの付せんを試してみるのもいいと思います。

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色や形もさまざまな付せんを使って、意見をまとめたり整理したり、または注意を促したり・・・、よりメリハリのあるファシリテーションを目指しましょう。

目的や状況に合わせた座席配置


オフィスの会議室のような場は、教室のように座席が並んでいるか、ロの字型のように囲む形式になっている場合が多いと思います。あなたの職場では、その部屋の“基本設定”となっているレイアウトを、いつもそのまま使っているでしょうか。それとも参加者の数や目的に応じて、“意図的に変更”しているでしょうか。
おそらく多くの職場では、それらの中間にあたる回答が多いのではないでしょうか。つまり、それなりに変更することはあるけれど、明確な意図までは持っていないということです。

ファシリテーターは座席配置に十分な気を配ります。それが人々の心理、ひいてはコミュニケーションの内容に及ぼす影響が大きいことを知っているからです。

目的に合った座席配置になっていないと…

・コミュニケーションの効率が低下
・参加者のストレスが増加

さらに、この2つの要素が悪循環を招いてしまいます。

熟練したファシリテーターは、1つの会議においても状況に沿って座席レイアウトを変更していくことがあります。
以下に1つの例を示します。

1.全体報告(教室形式)→ 2.報告にもとづく討議(グループ形式)→ 3.全体共有(椅子だけを並べる・・・シアター形式)

時間の制約や労力もあるので無理をする必要はありませんが、“状況に応じた場づくり”を心がけましょう。

快適なコミュニケーションを演出する工夫


座席配置とともに、以下の点についてもあなたの職場の会議室を思い浮かべながら確認しておきましょう。
・机や椅子は移動が簡単ですか?
机や椅子が重かったり、折りたたみに時間がかかったりすることは、目的に沿った組織コミュニケーションのマイナス要因になります。費用がかかることなのですぐには無理でも、備品の入れ替えなどのタイミングで使いやすいものに変更しましょう。

・会議室に窓はありますか?あるとすれば、四方のうち何面にありますか?
心理的に窓から外の風景が見えるほうがリラックスできます。理想は大きな窓と開放的な風景ですが、重要な会議、ストレスのかかる課題に取り組む際などに、できるだけ理想に近い部屋を選択するようにしましょう。

・模造紙や付せんを貼るのに適した壁面ですか?
アイデアを出し合うような話し合いをする部屋は、記録したことを貼りやすい壁や設備があることが望ましいでしょう。これはホワイトボードの上に貼るといった方法でカバーすることも可能です。

・プロジェクターとスクリーンは常設されていますか?
スムーズな進行のためには、部屋の広さに合った備え付けの投影設備があることが望ましいでしょう。

・音響機器(スピーカー)がありますか?
必須ではありませんが、議論の内容によっては映像や音が大きな意味を持つことがあります。そこで投影設備とともに、質の良い音を出せる設備があると、聴覚から場を活性化することができます。

・インターネットが使えますか?
無線LANなどが使用できると、議論の途中で情報を検索する際に便利です。部屋に設備がないと参加者それぞれの準備状況に左右されるので、できれば整えておきたいところです。

・備え付けの時計がありますか?
ファシリテーターが腕時計を覗き込むなどの動きは、時として参加者の心理に微妙な影響を及ぼします。部屋には時間を正確に合わせた時計を置き、全員が同じ時間管理を心がけられるようにしましょう。

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議論の活性化のために、座席配置の工夫に加えて、会議室の設備も上手に活用しましょう。

参加意欲を高めるための演出


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参加者の「やる気」を引き出すファシリテーションができるようになります。

だれもが十分な意欲を持って参加するのが理想ですが、受身の状態で(ときには懐疑的な心理状態で)話し合いの席に着くことは珍しくありません。ファシリテーターが通常の議事進行役と異なる大きなポイントに、こうした意欲面の働きかけがあります。

意欲は伝染する
良くも悪くも意欲は伝染する・・・ということが、ここでの大きなポイントです。

1.進行役(ファシリテーターも含む)の言動
ファシリテーターという役割の有無はさておき、話し合いの場をコントロールできる立場にある人(上司など意思決定に関する権限を持つ人)の言動が、場を盛り上げることもあれば沈滞化させることもあります。参加者たちは無意識のうちに、立場的に影響力のある人に注意を向けやすいからです。

2.参加者それぞれの言動
参加者が作り出す雰囲気も、互いに影響を及ぼしていきます。前向きな人が多ければ全体が底上げされ、否定的、消極的な言動も同じく影響を及ぼします。

あなたは、会場の雰囲気や参加者の様子によって、意欲が下がったり、緊張したりするなどのマイナス作用を感じた経験はないでしょうか。ファシリテーターは目的に応じたコミュニケーションを促進するために、参加者の気持ちを盛り立てる“演出家”の役割を担っています。

効果的な事前準備と事後確認

事後フォローの応用・・・より良いファシリテーションのために
ファシリテーションを担う人は、関係者とともに“話し合いをふり返る話し合い”をすることが効果的です。理想的には、ファシリテーションを行った直後に必ず行ってほしいことです。それによって改善点を明らかにし、次の準備につなげます。

ここでは参考として、汎用化しやすいチェックシートの例をご紹介します。これを1つの参考にして、オリジナルのチェックシートをつくるのもいいでしょう。
以下のような汎用化しやすいチェックシートを用意しておき、会議のあとのふり返りに使うのもよいでしょう。

< きょうの会議のふり返り >
・目的に対して適切なアジェンダだったか
・時間配分は問題なかったか
・参加者に会議の意図は十分に伝わっていたか
・説明資料など配布物に過不足はなかったか
・参加者は時間通りに揃ったか
・途中退席などがなく、全員が集中して参加できたか
・特定人物に発言が偏ることなく、バランスよく多様な見解を引き出せたか
・知識や情報の共有、議案に関連する内容についての気づきが十分に得られたか
・会議を効率化させるための役割分担は適切だったか
・会場や座席配置は適切だったか
・少数意見を尊重し、公平な対応ができたか
・話し合いを活性化するために創造的な工夫を行ったか
・ファシリテーターと参加者、また参加者同士は共に仕事をする上で必要な親密さを維持または育むことができたか
・話し合いの目的を十分に達成できたか
組織コミュニケーションの変革や風土改革の一環として、こうしたチェックシートを話し合いの当事者全員で用い、会議のあと(または終了前の 10 分くらい)を使って記入し、ふり返りをするのも効果的です。
ファシリテーターという役割を付与される人だけではなく、全員がコミュニケーションの当事者になるのです。これはファシリテーターのマインドを共有し、社内ファシリテーターを増やすことにもつながります。
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事前準備と事後フォローは会議をより充実させるため、会議の結果をより活かすためにとても大切です。まずは、現状をチェックして、改善できるところを見つけましょう。

章のまとめ


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この章では以下の内容を学習しました。

アナログのアプローチを大切に
パワーポイント等によるデジタル化されたプレゼンテーションが常識化しているからこそ、紙やホワイトボードを使ったアナログな議事進行を組み込むことで印象が深まります。温かみを醸し出すことで雰囲気を和らげたり、リラックスする効果もあります。

付せんで話し合いを“見える化”する
付せん(大き目のポストイット)を使って、アイデアを記入したり自在に並べ替えたりすることにより、話し合いのプロセスが共有しやすくなります。それによって参加者が集中力を保ち、またアイデアが印象づけられることから新しいアイデアにつながるなど、コミュニケーションの創造性を高めることが期待できます。

テーマや規模に合わせた座席配置
話し合いの目的やテーマ、参加者数などに適した座席配置や会場の選定について留意しましょう。同じ部屋でもレイアウトによって参加者が持つ印象は異なり、心理面に影響があります。心地よい場作りが質の高いコミュニケーションにつながるのです。

参加者への気づかい
ファシリテーターの参加者に対する接し方1つで、参加意欲が大きく変わることもあります。参加者を歓迎する姿勢、良い意見に対する承認など、小さな心がけの積み重ねによって、意欲的な話し合いの気運が芽生えるのです。

準備から事後フォローまでがファシリテーション
ファシリテーションは準備段階から始まり、話し合いが終了してからのフォローによって完結します。それら全体のプロセスに責任を持ち、組織の結果を創出するためのファシリテーションであることを自覚しましょう。


 



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