【相互理解と合意形成の技術】第2章 ファシリテーションの行動指針とは


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第2章 ファシリテーションの行動指針とは


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ファシリテーションの実践を、自転車の両輪にたとえてみましょう。前輪は、ファシリテーターが人をどのようにとらえ、関わっているかという姿勢、そして議論の当事者たちの関係性や組織の風土などです。こうした目に見えない部分が目的に向かうための1つの車輪になります。本章ではこの前輪の部分を学習します。
後輪はファシリテーターとしての集団に関わる知識やコミュニケーションスキル、議論を整理するためのテクニックなど、そして集団に用意された物理的な空間やツールなどです。この点は後の章で学習します。

人々の可能性に目を向ける


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ファシリテーションに臨む基本的な心構えを説明できるようになります。

ファシリテーションには「人々の可能性に目を向けるマインド」が必要

回答が右側に偏った人は、「人々(あるいは集団)の問題点に目を向ける」思考が習慣になっているかもしれません。この思考は、人々の可能性を引き出す上で注意する必要があります。次は、それに関して具体的に紹介します。

ファシリテーションはポジティブアプローチを基本に
ポジティブアプローチとは、初めて耳にする言葉かもしれません。これは、「人々や組織の可能性に目を向けて能力開発や組織開発を進める考え方・手法」です。ファシリテーションは問題点を洗い出すような場面(ポジティブアプローチには合致しない議論)でも活用されますが、ファシリテーターにはポジティブアプローチへの理解と共感が必要です。

もし、人や組織の可能性に対する興味・関心が薄い状態で、ファシリテーターが議論の場に臨んだら、そこでは何が生まれるでしょうか。きっと、次のような状況になるのではないでしょうか。

このような状況になってしまっては、議論の場からよいものは生まれそうにありません。そうならないためにも、ポジティブアプローチが大切なのです。ファシリテーションでは、組織に新しい視点をもたらし、組織の新たな可能性を広げることが期待されます。そのためには、いついかなる状況においても、可能性を信じる姿勢が求められるのです。

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ファシリテーションは人々が持っている可能性に目を向けて、一人ひとりの考えや気持ちを引き出し、共有することを重視しています。それによって当事者たちの関係性が向上し、何でも話し合える場をつくることを目指すのです。そのような場であれば、シリアスで複雑な問題に対処するための話し合いもできるでしょう。

議論の目的と目標に応じたコンテンツをつくる


目的と目標に沿った会議のスタイルを設計する
目的と目標が明確になったら、その会議のスタイルは自ずと見えてくるはずです。あなたがファシリテーションを行おうとしている会議では、「主に討論をする必要がありますか?」それとも「主に対話をする必要がありますか?」

引き続き、討議型または対話型の会議の枠組みを明らかにしてみましょう。以下のそれぞれの項目について、前のページで考えた自分の予定する会議、もしくは想定する会議であればどうするか考えながら学習を進めてください。

・その会議には、どれだけの時間が必要ですか?
日本の職場では、時間設定のあいまいな会議が目立ちます。時間は明示されていても、目的と目標に対して不適切な時間数であれば意味がありません。また大事な話し合いだからといって、数時間も確保してメンバーを拘束するのは、よほど事前の周知徹底をしないかぎり難しいでしょう。こうした点を総合的に考慮したうえで、予定を立てましょう。

・会議の大まかな流れはどうしますか?
必要な時間(無理なく当事者が参加できることを前提に)が決まったら、その時間内でどのように進めるかの大筋をイメージしてみましょう。これは細かいシナリオではなく、シナリオを入れていくためのプロット(小説では、物語の枠組みを意味します)のようなものです。

・上記の流れに沿った大事な論点は?
議論の中で参加者に投げかける問いなど、コミュニケーションを深めたり広げたりするためのポイントを明らかにします。もし論点があいまいだったり、たくさん出すぎたりするようなら、あらためて目的や目標の精査が必要かもしれません。また時間の確保やプロットを考え直す余地もあるでしょう。

ここで学んだ主題や時間の設定、論点の明確化などは、会議やその他の組織コミュニケーションにおけるハードの部分です。この部分をファシリテーションでは「コンテンツ」(一般的な言葉の意味は情報内容)と呼びます。議論されている内容や結論、議論を活性化させたり、合意形成をはかったりするために用意するさまざまな仕掛けもコンテンツの一部です。
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何のための話し合いなのか(目的は?)、それを実現させるための具体的な着地点はどこにあるのか(目標は?)、これは会議など、さまざまな組織コミュニケーションを進める上で、しっかり押さえておくべきコンテンツ(情報内容)の基本です。

即興的に議論を取り扱う


いくら細かな内容・進行を組み立てても、議論には予想外のことが起こります。そこで、ファシリテーターは即興的に対応しなければなりません。即興とは、もとは演劇や音楽などの表現活動で使われる言葉です。組織コミュニケーションにおける即興とは何で、なぜそれが必要なのかを考えて行きましょう。

ここで、会議を含む組織コミュニケーションの現実を確認しておきましょう。あなたの経験を思い出しても、次のことがあてはまるのではないでしょうか。

・どんなに周到な準備をしても、予想外/想定外の出来事が起こることがある。
・得てして、思わぬ展開になった局面で場のエネルギーが高まることがある。

これら2つは、ファシリテーションを実行するうえで絶対に押さえておくべきポイントです。
コミュニケーションはコントロールできない(しきれない)し、また無理にコントロールしようとすることが参加者の反発や意欲減退を招くこともあります。その一方で、事前に準備していたこと以外から、目的や目標に向かう糸口が現れてくることもあります。

そこでファシリテーターは、場の動きを読む力を磨く必要があります。場を読むことで、即興的なファシリテーションへの一歩が始まります。

場を読み、即興的に対応するためのヒント

これらの情報を上手く活用するためのポイントは、「変化をとらえる」ということです。
「ふつうはこうである」と決めつけるのではなく、その場の参加者のリアルな議論の過程で、どんな変化が起きているかをみていくことが肝心です。その変化をヒントにして、決められた進行に即興を加えていきます。

ファシリテーションには周到な準備にもとづくコンテンツと、それにこだわらずに場を動かす行動=即興の両方が必要なのです。(効果的な即興のための具体的なスキルは、次章以降学習します)。

議論の流れや当事者たちの意識の変化など、目に見えないけれど場に影響を及ぼしているものがあります。これらをファシリテーションにおいては「コンテキスト」(一般的には文脈、背景といった意味、「コンテンツ」と対比して使われる)と呼びます。適切なコンテンツを、コンテキストを読みながら活用していくこと。これがファシリテーションの妙味といえます。
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人と人が関わって何かをすると、たいてい予想外のことが起きます。そのとき、やみくもに決まった枠にはめるのではなく、今ここで起きていることを大切に扱いましょう。その場の動きから人々の気持ちや思考の動きを読み取って、即興的に対処することも重要です。

創発の起きる関係性を育む


「創発」という言葉は、生物学、情報工学、組織論など分野を超えて用いられている概念です。あなたは「創発」という言葉から何をイメージしますか。
創発とは、「互いのかかわりによって生まれてくる新たな価値」です。ファシリテーターは組織における創発を促進する役割を担っていると言えるでしょう。

創発とは、個人ではなく「その場に携わる関係性が主人公となり、生まれてくる創造」と言うこともできるでしょう。本コースで学ぶファシリテーションの理念と技法は、創発を最大化するためにあるといっても過言ではありません。

「創発」が起きる要素
ではこれから、創発の種となる大切な要素についてみていきましょう。次に挙げる言葉は、創発について説明するためのキーワードとして用意したものです。組織における創発についてポジティブな意味を持つものは○、創発に関してネガティブな意味を持つと思うものは☓、ときに大切でありときにはマイナスになると思うものは△としています。解説とともに確認してください。

創発のマインドを持ったファシリテーションの例
・気軽に思い切ったことを話せるように、しばらくの時間、人数を小分けにして話し合ってみる
・現時点における、それぞれの思いを紙に書き出してから共有する
・目標自体を見直したらどんなことができるかを投げかけてみる

これらは、あくまでも例です。これが正解というわけでもありません。ここで大切なのは、参加者の脳に刺激を与える工夫です。一人ひとりが刺激を受けることで、刺激を受けた者同士のやり取りが生まれ、それにより創発の可能性が高まるのです。

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当事者たちがお互いに刺激を受けるような関係性の中で、生まれる議論はきっと生産的で価値のあるものでしょう。そのような議論を促進していくところに、ファシリテーションの醍醐味があります。

準備としてのファシリテーション


ここまでは、ファシリテーションの心構えについて学習してきました。このレッスンでは、会議に臨む具体的な準備について考えましょう。ファシリテーションを意識した会議の準備とそうでない会議の準備には、どのような違いがあるでしょうか。
はじめに、あなたが(またはあなたの職場の人々が)日頃の会議において、どんな準備をしているかを、ふり返ってみましょう。

準備のポイント
前のページで反省材料が出たにせよ、これらの準備をしっかり行うことはファシリテーションの一環です。ファシリテーションは組織コミュニケーションのプロセスを支援することで、組織的な成果を創出していく手法だからです。

では、ここで1つ、ファシリテーションを成功させる大事なポイントを押さえておきましょう。

ファシリテーションの成否は、事前準備によって8割がた決まる。

8割がた、というのは感覚的な数値ですが、少なくとも5割以上はあるでしょう。
プレゼンテーションの達人と言われたアップルコンピュータの創業者、スティーブ・ジョブズ氏は、執拗なまでに入念なプレゼンテーションの準備をしていたことでも有名です。これはファシリテーションにもあてはまることで、優れたファシリテーターはしっかりと時間を確保して、事前準備を行っています。

次の会議に向けて、今までよりも入念な準備を行ってみましょう。ここでは完璧を目指す必要はありません。現在のスケジュールにおいて可能な範囲で、1つでも2つでも改善できることから取り組みましょう。

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どんなに議論を進める巧みな技術を身につけても、事前準備が不十分では成功することはありえません。優れたファシリテーターほど、またファシリテーションが根づいている組織ほど、基本的な段取りをしっかりと行っています。

章のまとめ


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この章では以下の内容を学習しました。

人や組織の可能性を信じる
ファシリテーションは人々が持っている可能性に目を向けて、一人ひとりの考えや気持ちを引き出し、共有することを重視しています。それによって当事者たちの関係性が向上し、何でも話し合える場をつくることを目指すのです。そのような場であれば、シリアスで複雑な問題に対処するための話し合いもできるのです。

組織コミュニケーションの目的と目標を明らかにする
何のための話し合いなのか(目的は?)、それを実現させるための具体的な着地点はどこにあるのか(目標は?)、これは会議など、さまざまな組織コミュニケーションを進める上で、しっかり押さえておくべきコンテンツ(情報内容)の基本です。

その場の動きを読み、柔軟に対処する
人と人が関わって何かを行っていると、たいてい予想外のことが起きます。そのとき、やみくもに決まった枠にはめるのではなく、今ここで起きていることを大切に扱いましょう。その場の動きから人々の気持ちや思考の動きを読んで、即興的に対処することも重要です。

人々の親密で刺激的な関係性を育み、“創発”をもたらす
当事者たちがお互いに刺激を受けるような関係性の中で、生まれる議論はきっと生産的で価値のあるものでしょう。そのような議論を促進していくところに、ファシリテーションの醍醐味があります。

周到な準備からファシリテーションは始まる
どんなに議論を進める巧みな技術を身につけても、事前準備が不十分では成功することはありえません。優れたファシリテーターほど、またファシリテーションが根づいている組織ほど、基本的な段取りをしっかりと行っています。


 



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